Comunicación Oficial

Redacción Oficial

 Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en las labores de los servicios del Estado y organismos auxiliares.
Por competer a la administración del Estado deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que tratan.

El Oficio:
Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas a dos informaciones de importancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, sección, departamentos, entre otros.
La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.

Existen 3 tipos de oficio:

1. Ordinario: Ord.
2. Reservado: Res.
3. Secreto: Sec.

El oficio ordinario es utilizado en la administración pública.

Su estructura es la siguiente:

• Membrete: indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, entre otros.
• Clasificación y N° de orden.
• Antecedentes: (Ant.)
• Materias: (Mat) Corresponde a una síntesis del contenido.
• Lugar y fecha de emisión.
• Preposición "De": indica la autoridad que emite el documento.
• Preposición "A": indica la autoridad a quien se dirige.
• Contenido: Está estructurado en párrafos numerados que corresponde  a cada idea redactada. Cada oficio debe tratar una sola materia.
• Frase de saludo o despedida: Saluda a Ud.
• Inclusos o adjuntos: Detalla los datos que acompañan.
• Pie de firma: Debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas), profesión, especialidad, o categoría del firmante, cargo que desempeña y timbre.
• Iniciales de responsabilidad.
• Distribución: Indica la destinación del original y de cada una de las copias.

La Circular:

Es un documento oficial de uso frecuente en la administración Pública. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.

Su estructura es la siguiente:

• Membrete.
• Título y número de orden.
• Lugar y fecha de emisión.
• Rubro alusivo a a la materia.
• Texto, se escribe en párrafos numerados.
• Frase de saludo.
• Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora.
• Iniciales de responsabilidad.
• Destinatarios.

El memorándum:

Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información.

El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.

Su estructura es la siguiente:

• Membrete: Indica el nombre de la institución.
• Palabra MEMORÁNDUM y N° de orden.
• Fecha sólo con números.
• Preposición "De": señala el cargo del remitente.
• Preposición "A": señala el cargo del destinatario.
• Materia (Mat)
• Texto: debe ser breve, claro y preciso.
• Comúnmente: media firma.
• Nombre y cargo.
• Iniciales de responsabilidad
• Inclusos si los hubiere.
• Distribución.

La Solicitud:

Es una comunicación de uso frecuente en las empresas del Estado y se utiliza para: postular a un empleo, pedir traslado, solicitar permiso, reclamar calificaciones, entre otros.

En síntesis, este mensaje es el canal de comunicación que tiene el trabajador con su empleador.

• La estructura de la solicitud difiere de las comunicaciones normales, puesto que no se emplea vocativo, sino que se inicia con el nombre del emisor y toda su identificación (nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, título, grado, entre otros); a continuación, separado por una coma, se señala el cargo del receptor (al Señor Alcalde de la I. Municipalidad de Curicó, respetuosamente expone: ). 
• El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona; cada  párrafo se encabeza con la conjunción "que".
• Terminada la exposición, se inicia la solicitud con una de estas frases: en consecuencia, en virtud a lo expuesto, en atención a lo expuesto, por consiguiente, por lo tanto, entre otros.
• Una de estas frases permitirá unir los antecedentes expuestos con la petición.
• Normalmente se usa como despedida y antes de firma del emisor, las frases: "Es justicia", "Es gracia".
• Se da término a la solicitud con el nombre , cargo y la empresa del receptor.